Intégrer un collectif ou comment réussir son onboarding

Bienvenue à bord !

Derrière cette formule d’accueil traditionnelle dans la marine, se cache un défi pour chacun d’entre nous, dès lors que nous souhaitons faire partie d’un collectif, ou faire entrer quelqu’un dans une équipe, un cabinet, un réseau… Car ce n’est pas parce que vous êtes la personne idéale pour faire le poste ou la mission que les choses seront faciles. Vous allez vous intégrer dans un groupe, construire des relations de confiance et peut-être, même, faire vos preuves. Le collectif, lui, va devoir vous laisser une place et vous donner votre chance de contribuer. Cela demande un peu de temps et c’est la raison pour laquelle l’« on-boarding», comme disent les Anglo-saxons, est un processus qui s’étale souvent sur plusieurs mois.

En respectant quelques idées simples, chacun y trouvera son compte et le collectif sera véritablement enrichi de votre arrivée, pour un voyage passionnant. 

Comment faire pour que ça se passe bien ?

Si vous entrez dans un collectif (équipe, cabinet, réseau, association…)

Chaque collectif ayant son propre fonctionnement, évitez de penser que ce que vous avez vécu ailleurs, que les règles en vigueur là où vous exerciez auparavant sont identiques. Conservez l’esprit du débutant, qui découvre avec curiosité et enthousiasme le fonctionnement de ce nouveau collectif. Il en est de même pour les méthodes de travail ou la gestion du temps.

Privilégiez l’observation et l’écoute et, surtout, posez des questions. Ne restez pas sur une interrogation ou une absence de clarté. Vous aurez parfois besoin de rassurer vos interlocuteurs sur le fait que vos intentions sont bonnes. N’hésitez pas à le faire. Il est inutile de provoquer de la méfiance par maladresse.

Intéressez-vous à vos nouveaux collègues ou partenaires. Cherchez les affinités, sans être intrusifs. Parlez également de vous pour expliquer votre façon de fonctionner, vos méthodes de travail, vos habitudes comportementales. Donnez aux autres une chance de vous connaître pour mieux collaborer avec vous.

Idéalement, vous aurez un interlocuteur privilégié à qui vous pouvez poser vos questions, y compris celles que vous pensez les plus « idiotes ». Car vous aurez peut-être l’occasion d’observer des comportements ou des habitudes collectives qui vous semblent étranges, saugrenues, inadaptées. Evitez de les critiquer, demandez-vous plutôt leur raison d’être (qui est souvent le produit d’une histoire).

Une chose à éviter : recommander ou demander des changements dès son arrivée. Vous serez souvent mal reçu car tant que le lien de confiance n’est pas installé, vos propositions d’aides ne seront pas les bienvenues.

Si vous dirigez ou appartenez à un collectif qui accueille un nouvel arrivant

Aidez la personne à bien décoder son nouvel environnement de travail. N’oubliez pas que ce qui va de soi pour vous et pour vos collègues, n’est pas forcément évident pour le nouvel arrivant. Votre mission consiste donc à sortir de l’implicite, et d’expliciter dès que possible comment fonctionne votre collectif : qui fait quoi ? quelle est la culture ? (tutoiement ou vouvoiement, usages et habitudes comme le pot du jeudi soir, etc.)

Détaillez également les aspects des méthodes de travail qui sont cruciales pour le bon fonctionnement du groupe, en particulier la circulation de l’information et la coordination. Quels outils (mails, messageries instantanées, téléphone…) à utiliser dans telle ou telle situation ? Ne comptez pas juste sur le manuel ou le Welcome book. Il est nécessaire mais rarement suffisant.

N’oubliez pas de clarifier les rôles et les responsabilités, afin que la personne comprenne bien ce qui relève de sa mission et ce qui la concerne. La plupart des gens sont d’accord pour s’adapter et pour intégrer des exceptions ou des subtilités dans la définition des « territoires » de responsabilité. Mais ce qu’ils ont du mal à accepter, c’est le flou qui conduit à des malentendus, voire à des conflits.

Organisez des rendez-vous réguliers (pendant une période d’au moins 3 mois) avec le nouvel arrivant afin d’échanger sur ses ressentis, ses questionnements et de clarifier certains malentendus possibles. Il s’agit aussi de voir avec la personne comment elle peut mieux travailler ou rectifier des comportements ou fonctionnements qui ne vous conviennent pas. Avant de dire « ça ne va pas », cherchez à comprendre !

Vous pouvez éventuellement demander au nouvel arrivant un « rapport d’étonnement » dans les 3 premières semaines. Vous apprendrez peut-être des informations intéressantes et utiles sur l’organisation et le fonctionnement du collectif, mais vous en saurez également plus sur la personne qui l’écrit et vous pourrez partir de ce document pour l’accompagner plus efficacement.

Créez des occasions de « briser la glace » par des moments de convivialité. Plus la personne aura le sentiment d’être véritablement accueillie, plus elle sera à l’écoute et motivée pour donner le meilleur d’elle-même. Mettez-vous à la place du nouvel arrivant qui a toujours une appréhension de la nouveauté. Voulant bien faire, il sera peut-être maladroit. N’en prenez pas ombrage dès le premier jour… Partagez vos ressentis et donnez à la personne la possibilité d’exprimer les siens.

Préparez un véritable accueil : un déjeuner le premier jour, une plante verte sur le bureau, le matériel (ordinateur, téléphone…) prêt à être utilisé, etc. N’hésitez pas à remercier et à prodiguer des encouragements.

En conclusion, les premières semaines au sein d’un nouveau collectif sont cruciales pour la réussite de l’intégration. C’est le cumul d’expériences qui crée, au fil du temps, la motivation et la performance ou, à l’inverse, qui les détruit. N’hésitez pas à provoquer des échanges pour procéder à des ajustements. Ce n’est jamais du temps perdu.